5 věcí, na které nesmíte zapomenout při pořádání oslavy
Chystáte firemní akci nebo potřebujete zajistit občerstvení na rodinnou oslavu.A rozhodli jste se, že se s přípravami nebudete trápit sami a raději si objednáte profesionály, kteří za vás všechno zařídí. Krize zažehnána? Ne tak docela, tím vaše práce teprve začíná. Abyste si vybrali tu správnou společnost, musíte si totiž promyslet pár důležitých věcí.
Když se rozhodnete pro objednání profi cateringu máte nepřeberné množství možností. Zapomeňte předem na to, že prostě zvolíte první, na který narazíte, protože je to jedno, všechny jsou stejné. Dejte si na čas a nebojte se ptát a zkoušet. Vezměte si papír a tužku a začněte psát všechno, co vás napadne, potom začněte škrtat a na konci vám vypadne seznam všeho, co potřebujete. Na vašem seznamu by však v žádném případě neměly chybět následující položky.
Kde se bude akce konat?
Chcete pořádat party uvnitř nebo venku? Máte vlastní prostor nebo hledáte firmu, která zařídí i prostory? Nadechněte se a v klidu si to rozmyslete, zvažte všechny možnosti.Odpovědí na tyto otázky dostanete základní představu o výsledné akci, každá z těchto variant s sebou totiž nese určitá specifika a jiné požadavky na vybavení. Ptejte se i u známých, kteří už mají nějakou zkušenost nebo mají k dispozici prostor, který by se vám hodil. Pronájem totiž může činit velkou položku v rozpočtu. A to, co na něm ušetříte, můžete utratit za pohoštění.
Kolik lidí budete zvát?
Od počtu hostů se odvíjí budget a také typ cateringu. Výsledná cena se počítá na osobu, to znamená, že čím více bude lidí, tím dražší bude catering. V případě, že máte pevný budget a seznam hostů, musíte si stanovit cenu na osobu a volit podle toho skladbu jídla a pití. Pak je tu ještě možnost zúžit seznam hostů, ale to je opravdu až poslední možnost. Na občerstvení opravdu nesmíte šetřit, hosté musí mít všeho dostatek.
Myslete i na to, že ne všichni pozvaní se skutečně dostaví, proto je lepší rozeslat pozvánek až o 1/3 více. Abyste měli lepší představu o konečném počtu osob, požádejte hosty o potvrzení účasti.
Bude mít akce téma?
Tematické party jsou velmi populární, je však třeba zvolené téma důsledně dodržovat i skladbou rautu. Tematický dresscode by měla mít i obsluha. Proberte proto předem s cateringovou společností její možnosti. Zjistěte si, jestli se vybraná společnost specializuje na nějakou kuchyni a poptávejte ty společnosti, které mají s požadovaným typem občerstvení zkušenosti.
Typ akce
Základem je vědět, co pořádáte. Od typu akce se následně odvíjí i všechno ostatní. Na školení či konferenci budete potřebovat jiný typ cateringu než například na dětskou oslavu. I s místem to bude u firemních akcí tohoto typu jednodušší, budou se většinou konat v interiéru.
Podle typu akce se dá odvodit délka akce, podle které budete volit i složení cateringu. Naprostou nutností je kávový catering doplněný o lehké svačinové menu v podobě zákusků, kanapek apod. Delší konference potřebuje jak studený, svačinový, tak teplý obědový catering. Při delších konferencích je třeba ho doplnit o teplý obědový raut či menu ala carte.
Firemní večírky a soukromé akce jsou v tomto ohledu pestřejší, často se konají venku a mají různé příležitosti (oslavy jubilea, narozeniny, svatby, …). Právě zde se často objevují témata, kterých je třeba se držet.
Speciální požadavky
Potřebujete pro pořádání své akce kromě jídla něco dalšího? I to uveďte do své poptávky. Typicky se to týká nádobí, na kterém se servíruje, příborů, ubrousků nebo sklenic. Dále i nádobí, které je určeno pro převoz jídla. Společnost může zajistit i stoly a židle, slunečníky, ohříváky na terasu, ubrusy, ubrousky, výzdobu na stoly či organzy.
V některých případech může pomoci i s dekoracemi a zajištěním zábavy. Tyto služby většinou poptává společnost jinde, takže počítejte s vyšší cenou. Nicméně stojí za to, konzultovat s ní výběr a zeptat se na reference.
Stanovte si pevná kritéria a podle těch sestavte poptávku, čím podrobnější bude, tím menší vás čeká na konci překvapení. Díky tomu budete vědět, jaké jsou vaše reálné možnosti, a budete se moci lépe rozhodnout.